CORONAVIRUS - BYOD in emergenza: vantaggi, svantaggi, consigli

La circolare 1/2020 dello scorso 4 marzo indicava che tra le misure e gli strumenti, anche informatici, a cui le pubbliche amministrazioni, nell’esercizio dei poteri datoriali e della propria autonomia organizzativa, possono ricorrere per incentivare l’utilizzo di modalità flessibili di svolgimento a distanza della prestazione lavorativa, si evidenzia l’importanza del ricorso alle modalità flessibili di svolgimento della prestazione lavorativa anche nei casi in cui il dipendente si renda disponibile ad utilizzare propri dispositivi, a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica da parte dell’amministrazione, garantendo adeguati livelli di sicurezza e protezione della rete secondo le esigenze e le modalità definite dalle singole pubbliche amministrazioni. La successiva direttiva 2/2020 del 13 marzo conferma tale possibilità, ricordando la possibilità di ricorrere alle modalità flessibili di svolgimento della prestazione lavorativa anche nei casi in cui, a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica da parte dell’amministrazione, il dipendente si renda disponibile ad utilizzare propri dispositivi, garantendo in ogni caso adeguati livelli di sicurezza e protezione della rete secondo le esigenze e le modalità definite dalle singole pubbliche amministrazioni.

La possibilità di usare propri dispositivi personali per scopi lavorativi, utilizzandoli per accedere alle informazioni aziendali e alle loro applicazioni, normalmente accessibili ai soli dispositivi di proprietà dell’organizzazione, è una pratica organizzativa diffusa in diversi ambiti a partire dalla fine degli anni Duemila. Nota con l’acronimo BYOD, che sta per Bring Your Own Device, cioè porta il tuo proprio dispositivo, fu sperimentata per la prima volta da Intel, che nel 2009, osservando come i dipendenti utilizzassero sul posto di lavoro i propri smartphone e tablet, anziché combattere tale tendenza, decise di accettarla e regolamentarla. Scelta che si rivelò vincente: migliorò la produttività, la sicurezza e il controllo, perché i dipendenti che utilizzano i dispositivi personali sono più reattivi nelle comunicazioni e per un lasso di tempo maggiore della giornata. Migliorò anche la sicurezza, perché diminuisce il tempo necessario a reagire alle emergenze, così come il controllo, perché decrescono i dispositivi non autorizzati collegati alle reti aziendali.

Tra i principali vantaggi del BYOD vi è la riduzione dei costi; inoltre, poiché spesso le persone usano più attenzione con gli oggetti personali che non con quelli forniti da altri, diminuiscono anche i costi di manutenzione e riparazione. Per i lavoratori è vantaggiosa la possibilità di utilizzare un dispositivo con cui si ha già familiarità ed è inoltre più comodo avere in tasca un solo smartphone per soddisfare sia le esigenze personali, sia le necessità professionali e lavorative.

Gli svantaggi sono invece legati alla grande varietà di dispositivi che una politica di BYOD può rendere necessario gestire nell’organizzazione: generalmente, infatti, i dispositivi di proprietà aziendale sono individuati tra un numero ristretto di modelli, con evidenti vantaggi per quanto riguarda la compatibilità e la facilità di gestione, aggiornamento, assistenza. A questi aspetti problematici, si aggiunge il tema della sicurezza di dati e informazioni.

A questo proposito, è bene tenere presenti alcune raccomandazioni ricordate da AgID affinchè il lavoro agile sia anche sicuro. Occorre innanzitutto che ogni Amministrazione predisponga una policy e delle regole di comportamento e che queste siano portate a conoscenza di ciascun lavoratore in smart working. È bene poi che siano utilizzati sistemi operativi per i quali attualmente è garantito il supporto e che siano effettuati gli aggiornamenti di sicurezza previsti, altrettanto importante è l’utilizzo di software di protezione quali firewall e antivirus. Bisogna inoltre evitare l’installazione di software di dubbia provenienza. È poi buona norma creare un apposito account da dedicare solo al lavoro e proteggerne l’accesso con una password sicura, affinché sia minima la probabilità di accessi accidentali; allo stesso modo è opportuno bloccare l’accesso al sistema quando ci si allontana dalla postazione di lavoro e disconnettersi sempre dai servizi e dai portali al termine di ciascuna sessione di lavoro. Infine, come suggerisce anche il buon senso, risulta fondamentale aprire solo collegamenti o allegati contenuti in e-mail di cui sia nota la provenienza, così come utilizzare connessioni Wi-Fi protette e collegare al computer dispositivi mobili (chiavette USB, hard disk esterni) di provenienza affidabile.